Politique de Confidentialité

1. Politique de protection des renseignements personnels : qui, quoi, comment?
Le Groupe Avversità inc. (« Avversita ») est engagé à faire preuve de transparence et de rigueur quant au traitement des renseignements personnels qui sont recueillis dans le cadre de ses activités.

Dans cette optique, Avversita s’est doté d’une Politique de protection des renseignements personnels (la « Politique »). Elle édicte les lignes de conduite internes en matière de confidentialité, lesquelles sont conformes aux lois québécoises et aux meilleures pratiques. La Politique vise l’ensemble de la chaîne de possession des renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction.

2. Gouvernance

L’application, le respect et le suivi de cette politique sont assurés par le responsable de la protection des renseignements personnels d’Avversita. Ses coordonnées sont les suivantes :

Michelle Paquin, associée et directrice de la stratégie 514-993-5574
MPaquin@avversita.ca

3. Collecte des renseignements personnels

Avversita accompagne ses clients en matière de stratégie et de développements de solutions SAP Cloud Analytiques et d’Intelligence d’affaires, et ce, depuis plus de 15 ans.

À ce titre, Avversita est appelée à recueillir et traiter des renseignements personnels d’employés, de consultants et, plus exceptionnellement, de représentants de clients. La collecte ou le traitement se fait dans le cadre de la prestation de services d’Avversita et se limite à ce qui est nécessaire pour desservir ses clients et aux fins de gestion des ressources humaines. Le type de renseignements recueilli se limite à ce qui est nécessaire à ces fins.

Avversita recueille également des informations disponibles sur des plateformes publiques, y compris son site web.

4. Consentement à la communication des renseignements personnels

Les renseignements personnels ne sont communiqués que conformément aux fins pour lesquelles ils ont initialement été recueillis collectés, le tout conformément aux lois québécoises.

Avversita obtient le consentement de la personne physique concernée pour toute communication de renseignements personnels la concernant :

• lorsque ces mêmes renseignements sont susceptibles d’être communiqués à l’extérieur du Québec; et

• lorsque leur communication est faite pour des fins autres que celles précisées au moment de la cueillette.

À cette occasion :

• Le consentement de la personne physique est consigné par écrit;

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Ce consentement distinct est exprimé de manière manifeste, libre, éclairé et est donné aux fins d’une communication spécifique;
Lorsque requis, Avversita lui prête assistance afin de l’aider à comprendre la portée du consentement demandé.

5. Utilisation des renseignements personnels recueillis

L’utilisation des renseignements personnels détenus par Avversita se limite aux fins pour lesquelles ceux- ci ont été collectés.

Les droits d’accès à une Information sont attribués aux employés.es et aux consultants.es en fonction de ce qui est nécessaire dans l’exécution de leurs fonctions et conformément au droit en vigueur.

Les principes du « besoin de savoir » et du « moindre privilège d’accès » sont appliqués en matière d’accès.

6. Conservation et destruction des renseignements personnels recueillis

Les renseignements personnels sont conservés jusqu’à ce que la fin poursuivie soit accomplie, après quoi ils sont détruits de façon permanente et sécuritaire. Un document contenant un renseignement personnel visé par une demande d’accès à l’information est conservé jusqu’à ce que la personne physique concernée ait épuisé tous ses recours légaux.

7. Mesures de sécurité relatives à la protection des renseignements personnels

Des mesures de protection et de sécurité technologiques et physiques, appropriées et reconnues, ont été mises en place et sont maintenues à jour afin d’éviter la divulgation, la modification, l’accès et le traitement non autorisé aux renseignements personnels

Les accès au bureau, aux outils informatiques et aux bases de données sont restreints et Avversita s’assure de former son personnel et ses consultant.e.s adéquatement. Avversita s’assure également que ses mandataires et fournisseurs de biens et de services ayant accès à des renseignements personnels préservent leur confidentialité et se conforment aux lois applicables en la matière.

8. Droits d’une personne à l’égard de ses renseignements personnels

La personne physique dont les renseignements personnels sont détenus par Avversita a :

Un droit d’accès aux renseignements personnels la concernant détenus par Avversita;
Le droit à ce que les renseignements personnels la concernant soient exacts et complets;
Le droit de demander la rectification de renseignements personnels la concernant qui sont inexacts

ou incomplets.

Toute demande d’accès ou rectification formulée doit être faite par écrit et est traitée par le responsable de la protection des renseignements personnels d’Avversita. Une réponse est offerte dans les trente (30) jours suivant la formulation de la demande.

Si la demande est rejetée, le responsable de la protection des renseignements personnels doit motiver son refus et indiquer la disposition législative sur laquelle ce refus est basé. Il doit également informer la personne concernée :

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des recours qui s’offrent à elle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé;
Du délai dans lequel ces recours peuvent être exercés;
Qu’il peut lui être prêté assistance, sur demande, pour l’aider à comprendre le refus.

9. Accès à distance

Les outils technologiques utilisés par les employé.e.s et consultant.e.s permettent d’assurer la conservation, l’intégrité et la sécurité des renseignements personnels détenus par Avversita.

Tout accès à distance aux systèmes informatiques d’Avversita ou de clients d’Avversita est soumis à la Politique, notamment en privilégiant les connexions internet personnelles sécurisées et privées ou les réseaux privés virtuels (RPV).

10. Incident de confidentialité et de sécurité

Des procédures exhaustives et rigoureuses sont mises en place par Avversita pour gérer, suivre et signaler tout incident compromettant la confidentialité de renseignements personnels ou la sécurité des systèmes internes d’Avversita.

Chaque incident rapporté par un employé, un consultant, un client ou toute autre personne est consigné et traité de façon à y apporter une réponse prompte, adéquate et particularisée.

Toute personne qui est concernée par un incident de confidentialité ou de sécurité en est notifiée conformément aux procédures internes d’Avversita.

11. Mise à jour de la Politique

La Politique est révisée sur une base régulière.

Une nouvelle évaluation des facteurs relatifs à la vie privée doit être menée si Avversita procède à une modification substantielle de ses processus internes, y compris relativement à l’implantation de nouvelles ressources technologiques, la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels.

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